Laskutus on yleensä välttämätön osa yritystoimintaa. Laskutuksella huolehditaan, että yrittäjä saa työstään palkkion. Ostajan näkökulmasta laskussa kerrotaan, mistä kuuluu maksaa ja kuinka paljon. Laskut ovat samalla tärkeä osa yrityksen kirjanpitoa.
Tässä artikkelissa käymme läpi laskun teon perusteet ja laskun merkitystä osana yrityksen kassavirtaa. Jo ennen yrityksen perustamista on hyvä miettiä, mikä olisi kannattavin tapa hoitaa yrityksesi laskutus. Laskutuksesta on tärkeää tietää perusasiat – se auttaa yrittäjää ymmärtämään, miten laskuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti.
Mitä laskussa tulee olla?
Yksinkertaistetusti lasku on asiakirja, joka sisältää tiedon yrityksen myydyistä palveluista tai tuotteista sekä sovitun hinnan. Laskussa käy ilmi myös kustannusten erittely ja maksutiedot sekä maksuehdot. Maksuehdoilla tarkoitetaan esimerkiksi laskun eräpäivää, maksutapaa tai maksuviivästyskuluja. Laskun tulee myös täyttää arvolisäverolain vaatimukset.
Laskumerkinnät pähkinänkuoressa
- Laskun numero (juokseva tunniste)
- Laskun antamispäivä, eräpäivä ja mahdollinen tuotteen toimituspäivä
- Laskutettavan yhteystiedot. Nimi, osoite ja y-tunnus
- Laskuttajan yhteystiedot. Nimi, osoite ja y-tunnus
- Myytävät tuotteet tai palvelut
- Hintaerittely
- Mahdolliset alennukset
- ALV:n kanta ja ALV:n osuus
- Laskun loppusumma
- Maksutapa, kuten pankkitilin numero
Listatut laskutusmerkinnät toimivat erinomaisena ”nyrkkisääntönä” aloittavan yrittäjän laskutuksen opetteluun. Yrittäjän on kuitenkin hyvä muistaa, että laskun sisältö voi vaihdella kuluttajan ja yritysten välisestä laskutuksesta puhuttaessa. Eroja voi olla esimerkiksi siinä, mikä on ALV:n osuus laskun loppusummasta.
Laskujen arkistointi
Yrittäjälle laskut ovat osa kirjanpitoa ja ne tulee arkistoida. Kirjanpitoaineiston vähimmäissäilytysaika on laissa määritelty ja se pätee myös laskuihin osana yrityksen tositteita. Laki määrää, että tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta.
Maksuaika
Tavallisesti maksuun annettu aika on 14–30 päivää. Perustelluista syistä maksuaika voi olla myös lyhyempi, tai vastaavasti osapuolet voivat sopia maksuehdoksi enintään 60 päivää. Kuluttajalle on lain mukaan laskut lähetettävä niin, että laskujen lähettämisen ja eräpäivän välille jää aikaa vähintään kaksi viikkoa, mutta yrityksiä tämä ei koske.
Maksumuistutukset ja perintä
Laskut on tärkeää säilyttää myös maksujen seuraamista varten. Valitettavasti moni yrittäjä joutuu jossain vaiheessa tilanteeseen, jossa asiakas ei maksa laskua ajoissa. Tällöin yleensä ensimmäinen askel on lähettää laskusta maksumuistutus, mutta tämän jälkeen saattaa joutua laittamaan laskun perintään.
Kuluja sisältävän huomautuslaskun saa lähettää kuluttajalle, kun alkuperäisen laskun eräpäivästä on kulunut kaksi viikkoa. Kuluttajille lähtevissä maksumuistutuksissa tämä kulu saa olla enintään 5 euroa ja kuluja sisältävien maksumuistutusten määrä voi olla kaksi. Yrityksillä taas ei tätä kahden viikon suojaa ole, eikä yrityksille lähetettävien muistutusten määrässä ole samaa rajaa. Myös yritysten maksumuistutusten määrä kannattaa yleensä rajata kahteen, sillä muutoin perintätoimet venyvät ja useamman lähettäminen ei välttämättä ole kovin tehokasta saatavan kotiuttamisen kannalta. Kahden maksumuistutuksen jälkeen asian voi siirtää perintätoimistolle.
Miten laskutus tehdään?
Lasku voi olla monissa eri muodoissa, sähköisenä tai paperisena. Vaikka laskutusmuodoissa ja laskun ulkoasussa on eroja, sisältö on monella tapaa sama. Yrittäjän kannattaa miettiä, mikä laskutusmuoto palvelee parhaiten yrityksen tarpeita ja asiakaskuntaa.
Eri laskutusmuodot
Verkkolasku – e-laskulla eli verkkolaskulla tarkoitetaan laskua, joka luodaan, annetaan ja vastaanotetaan sähköisenä. Verkkolasku on yrittäjälle usein nopea ja kustannustehokas ratkaisu, ja maksusuoritukset tulevat nopeasti yrityksen tilille. Verkkolasku on yleistynyt yritysten laskutusmuotona.
Sähköpostilasku – sähköpostilaskulla tarkoitetaan pdf-tiedostoa tai skannattua asiakirjaa, joka toimitetaan laskutettavalle asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä tai linkkinä siihen. Sähköpostilasku poikkeaa verkkolaskusta siinä, että sitä ei yleensä voida käsitellä sähköisesti, vaan se joudutaan tekemään manuaalisesti. Sähköpostilaskun maksua saadaan helpotettua laskun mukana lähetettävän virtuaaliviivakoodin avulla.
Paperilasku – paperilaskulla tarkoitetaan postitse lähetettävää paperista laskua. Nykyään paperilaskuja suositaan harvemmin, mutta osa asiakkaista saattaa toivoa perinteistä paperista laskua. Myös maksumuistutukset lähetetään monesti postitse.
Vinkkejä yrittäjälle
Ole ajoissa! Mitä nopeammin laskutat asiakkaan ostaman tuotteen tai palvelun, sitä nopeammin saat maksun yrityksesi tilille. Lasku on hyvä lähettää asiakkaalle heti tehdyn ostotapahtuman päätteeksi, samalla annat yrityksestäsi ammattimaisen kuvan.
Mieti millainen maksuaika sopii yrityksesi tarpeisiin. Erityisesti pienyrittäjän voi olla tasaisen kassavirran turvaamiseksi kannattavaa neuvotella lyhyempi maksuaika. Jos tämä ei ole mahdollista, monen laskutusohjelman kautta saatavasta laskurahoituksesta voi tällöin olla apua.
Laskulle on olemassa eri käyttötarkoituksia. Yrittäjän on hyvä muistaa, että normaalilaskun lisäksi on olemassa muitakin laskutyyppejä, kuten hyvityslasku.
Laskutusohjelma avuksi
Jos lähetät vain pari laskua vuodessa, saatat pärjätä tekemällä ne itse. Heti, kun laskujen lähettämisestä tulee yhtään säännöllistä, kannattaa kuitenkin ottaa laskutusohjelma käyttöön. Laskutusohjelman avulla säästät aikaa, kun ohjelma antaa sinulle valmiin laskutuspohjan ja automatisoi tiettyjä toimintoja, kuten viitenumeron luomisen. Laskutusohjelmalla tehty lasku on myös ammattimaisempi, kuin itse tehty lasku, vaikka Wordissa. Laskutusohjelma myös varmistaa, että olet laittanut laskuun kaikki tarvittavat tiedot ja näin virheiden tapahtuminen vähenee. Laskutusohjelma tekee yrityksen laskutuksesta helppoa ja samalla voi tarjota lisäominaisuuksia yrityksen taloudenhallintaan.
Laskupiste pienyrityksen apuna
Laskupiste tarjoaa pienyrityksille helpon ja edullisen selainpohjaisen laskutusohjelman. Monipuolisten laskujen- ja tarjoustenhallinnan sekä myyntireskontran lisäksi palvelu sisältää mm. asiakas-ja tuoterekisterit, toistuvat-, koonti- ja ryhmälaskut, ostolaskut, laajat raportointiominaisuudet, ajopäiväkirjan, rahtikirjojen luonnin sekä kuittiskanneri-mobiilisovelluksen.
Laskupiste on hinnoiteltu sopivaksi myös pienille juuri aloittaneille yrityksille, joille tarjoamme Standard-tason 11,9 € / kk
- katso lisätietoa hinnastostamme. Laskutusohjelmallamme on jo yli 10000 rekisteröitynyttä käyttäjää.
Vieraskynäartikkeli. ilona.works on verkkokauppa, jonka kautta voi perustaa yrityksen digitaalisesti sekä verrata ja ostaa yrittämisen palvelut mm. kirjanpidosta maksupäätteisiin – ajasta ja paikasta riippumatta. Yhtiö on täysin Suomalaisessa omistuksessa sekä saanut arvostetun Avainlippu-merkin.
