Suurin versiopäivityksemme yli vuoteen sai tänään päivänvalonsa. Yli kolmen kuukauden aktiivisen kehittämisen tuloksena julkaisimme uuden 10 version, jonka isoimpana uutena ominaisuutena on ostolaskujen ja niiden hallintaan toteutetun ostoreskontran luonti palveluumme. Samalla nimesimme Asiakkaat-osion Liikekumppanit-osioksi, sille jatkossa sinne voi tallentaa myös toimittajatietoja. Näiden lisäksi uusi versio sisältää liudan muita uusia ominaisuuksia, muutoksia sekä bugikorjauksia, joista lisää alempana.
Ostolaskujen muutokset
- Ostolaskut on tuotu kiinteäksi osaksi palveluamme, kun aiemmin ne näytettiin operaattorimme järjestelmästä Netboxin NetFrame -tuotteen kautta
- Ostolaskut-osio on jaettu kahteen osaan Ostoreskontra- ja Laskut-osioiksi
- Laskut-osiossa näytetään kaikki ostolaskut – sekä verkkolaskuina saapuneet että mobiilisovelluksella tai käsin lisätyt
- Ostoreskontrassa näytetään kaikki maksamattomat ostolaskut
- Maksaminen pankkiyhteyden kautta on tulossa myöhemmin ostoreskontra-osioon
- Ostolaskuja voi lisätä joko käyttöliittymän tai mobiilisovelluksen kautta. Tämän lisäksi voi ottaa käyttöön ostolaskujen vastaanoton verkkolaskuina.
- Mobiilisovelluksen kautta luodut (uudet) ostolaskut näkyvät tilassa ”Luonnos”, koska mobiilisovelluksen kautta ei voi vielä asettaa kaikkia ostolaskun vaatimia tietoja, kuten saajan tilinumeroa tai viitenumeroa
- Mobiilisovelluksen kautta luodut ostokuitit näkyvät tilassa ”Maksettu”, eikä niiden tilaa ole mahdollista muuttaa
- Aiemmat verkkolaskuina tulleet ostolaskut on asetettu tilaan ”Maksettu”, jos niiden eräpäivä on ollut ennen päivitystä (eli 15.5.2021). Maksupäiväksi on tällöin asetettu eräpäivä. Niiden ostolaskujen, joiden eräpäivä on ollut päivityksen jälkeen, tilaksi on asetettu ”Avoin”. Meillä ei valitettavasti ole ollut pääsyä hakemaan NetFrame-tuotteessa asetettua laskun maksupäivää, joten olemassa olleet ostolaskut tulee tarkistaa ja varmistaa, että niiden tila on oikein.
- Käsin luotuja ostolaskuja on mahdollista muokata, verkkolaskuna tulleita pääsääntöisesti ei
- Verkkolaskuja, joiden rivitiedot eivät täsmää laskun summien kanssa on mahdollista muokata, jotta rivitiedot voidaan asettaa täsmäämään laskun summien kanssa. Monet toimittajat lähettävät viallisia verkkolaskuja ja vaikka olemmekin luoneet logiikkaa näiden automaattiseen käsittelyyn, kaikkia tapauksia ei ole mahdollista saada automatisoitua.
- Tositteet-välilehti on muutettu Kuitit-välilehdeksi
- Olemassa olleet tositteet on muutettu joko ostolaskuiksi tai ostokuiteiksi niille määritetyn tyypin mukaan. Ostolaskut näkyvät Laskut-välilehdellä ja ostokuitit Kuitit-välilehdellä.
- Tositteiden hintamuutokset
- Aiemmin tositteilla oli oma kappalekohtainen hintansa käyttötason mukaan.
- Jatkossa ostolaskut ja ostokuitit kuuluvat käyttötasoon samaan tapaan kuin laskut ja kuititkin. Eli Basic-tasolla ne maksavat euron kappale. Muilla tasoilla ne lasketaan mukaan laskujen yhteismäärään, eli Standard-tasolla voi olla kuukausittain yhteensä 50 myynti/ostolaskua, Pro-tasolla 100 ja Ultra-tasolla näiden määrää ei ole rajattu.
- Ostolaskujen hyväksyntä
- Jos yrityksellä on vain yksi käyttäjä, voi hän hyväksyä ostolaskut itse
- Jos yrityksellä on useampia käyttäjiä, voi asetuksissa valita näistä oletuksena olevan hyväksyjän
- Oletuksena hyväksyjä on yrityksen pääkäyttäjä
- Oletus hyväksyjäksi voi muuttaa asetuksista myös alikäyttäjän, jolla on hallinta-oikeus Menot-osiossa
- Oletus hyväksyjä asetetaan automaattisesti verkkolaskuina tai mobiilisovelluksen kautta tulleille ostolaskuille
- Ostolaskun luonnin yhteydessä oletus hyväksyjä on automaattisesti valittuna, mutta sen voi tarvittaessa vaihtaa toiseen hyväksyjään
- Ostolasku pitää hyväksyä, ennen kuin se voidaan merkitä maksetuksi
- Ostolaskun maksu -ikkunassa näytetään tarvittavat tiedot maksua varten ja siitä on mahdollista kopioida virtuaaliviivakoodi, jonka avulla maksaminen onnistuu omassa verkkopankissa
- Ostolaskun maksaminen palvelun kautta on tulossa myöhemmin käyttöön niille, joilla on pankkiyhteys käytössä
- Ostolasku voidaan maksamisen jälkeen merkitä maksetuksi ko. ikkunassa
- Laskun luonti ostolaskun pohjalta
- Tämä onnistuu ostolaskusivulla valitsemalla ”Lisätoiminnot” – ”Luo lasku”
- Ostolaskulta kopioidaan kaikki mahdolliset tiedot myyntilaskulle, jolle voi tehdä tarvittavat muutokset ennen tallennusta
- Useita parannuksia laskurivien muokkaukseen (ensimmäisessä vaiheessa Menot-osiossa)
- Useita kymmeniä tai satoja laskurivejä sisältävien laskujen käsittely on huomattavasti aiempaa nopeampaa sekä vähemmän selainta kuormittavaa
- Laskurivejä on mahdollista drag & dropata hiiren avulla, jolloin rivien siirtäminen on huomattavan nopeaa
- Samaan aikaan ei näytetä sekä arvonlisäverollisia että -verottomia hintoja vaan taulukon yläpuolelle on lisätty näille valintakytkin
- Tällä on saatu vähennettyä sarakkeiden määrää, josta on apua erityisesti kapeilla näytöillä ja samalla yksinkertaistettua näkymää
- Tuote/nimike -toiminnallisuutta on yksinkertaistettu
- Aiemmin ne olivat samassa kentässä ja aiheuttivat jonkin verran käytettävyysongelmia
- Jatkossa tuotteen valinnalle on oma valinnainen sarakkeensa ja jos tuotteen valitsee, asetetaan sen nimi Nimike-sarakkeeseen, jossa sitä on mahdollista muokata samaan tapaan kuin laskurivin, jolle ei ole valittu tuotetta, nimikettä
- Jatkossa näkee suoraan onko tuote valittu vaiko ei, kun aiemmin sen päättely vaati tuotteen valinta-ikkunan avaamista
- Samat parannukset ollaan ottamassa myöhemmin käyttöön myös Tulot-osiossa
- Otamme mielellämme palautetta vastaan ko. parannuksista
Asiakkaat-osion muutokset
- Osio on nimetty Liikekumppanit-osioksi
- Asiakkaat-välilehti on nimetty Asiakkaat ja toimittajat -välilehdeksi
- Asiakkaan luonti/muokkaus -ikkunassa voi valita tämän roolin: asiakas ja/tai toimittaja ja se näytetään asiakassivulla
- Asiakkaan haku -toiminto palauttaa vain liikekumppanit, joiden roolina on asiakas
- Toimittajan haku -toiminto palauttaa vain liikekumppanit, joiden roolina on toimittaja
- Asiakas-sivulle on tuotu tieto myynnistä ja ostoista (avoimet ja maksetut) sekä avoimesta tarjouskannasta (tarjoukset, jotka ovat joko tilassa tarjottu tai hyväksytty)
- Asiakkaat-listaukseen on tuotu tieto myynnistä, jolloin asiakkaita on mahdollista järjestää myynnin mukaan
Muut uudet ominaisuudet
- Tuotteelle voi jatkossa määrittää alennuksen (joko prosentti- tai euromääräisen). Tuotteelle määritetty alennus ajaa yli mahdollisen asiakas- tai asiakasryhmälle asetetun alennusprosentin (paitsi jos tämä on 100%, jolloin se on määräävä). Ominaisuutta voidaan käyttää esim. alennuksessa olevien kampanjatuotteiden kanssa, jolloin alennusta ei tarvitse lisätä jokaiselle laskulle erikseen.
- Yrityshaku toimi aiemmin pelkästään yrityksen nimellä, mutta jatkossa voi yritystä hakea myös (kokonaisella) Y-tunnuksella. Kiitokset Rikulle hyvästä kehitysideasta!
- Maksumuistutuksen lähetys (sähköpostitse) -ikkunaan on lisätty mahdollisuus asettaa viestin sisältöön uusi {reminderDate} -tagi, johon asetetaan maksumuistutuksen päiväys. Olemassa olevaan {date} -tagiin asetetaan alkuperäisen laskun päiväys, kuten aiemminkin.
- Maksumuistutuksia voi jatkossa tulostaa useita kerralla Myyntireskontra-välilehden Toiminnot-valikon alta
- Maksumuistuksia voi tulostaa ainoastaan laskuista, jotka ovat tilassa Myöhässä tai Muistutettu
- Toiminto päivittää oletusarvoisesti maksumuistutusten tiedot (maksumuistutuksen numeron, viivästyskoron yms.) tulostuspäivän mukaisesti
- Jos kaikki valitut laskut ovat Muistutettu-tilassa, on niistä mahdollista tulostaa myös vanhat (olemassa olevat) maksumuistutukset ilman maksumuistutustietojen päivittämistä
- Taulukoiden datan vienti-toiminnot on koottu taulukon päällä olevan Vie-napin alle. Suurimpaan osaan taulukoista on lisätty Excel-toiminto, joka näyttää oletuksena valitut sarakkeet suoraan Excelissä. Osassa taulukoista, kuten Asiakkaat ja Toistuvat laskut, Excel-toiminto näyttää kaikki näkyvät sarakkeet sekä myös piilotettuja sarakkeita.
- Excel-toiminnon avulla voidaan estää etunollien häviäminen (esim. puhelinnumerosta ja postinumerosta), joka voi tapahtua helposti, jos csv-tiedoston avaa suoraan Excelissä
- Vie-napin alle on lisätty myös Tulosta-toiminto, joka tulostaa aina samat sarakkeet kuin taulukossa on valittuna
- Asiakkaan tietoihin lisätty uusi Info-kenttä, jonka voi lisätä näytettäväksi sarakkeeksi Liikekumppanit-taulukkoon. Ko. kenttä on tarkoitettu sisäiseen käyttöön, eikä se näy asiakkaalle. Se on mahdollista tuoda palveluun myös csv-tiedoston mukana.
- Tuotteen ja asiakkaan myyntiraportin yhteyteen on tuotu vuosivalinnan lisäksi myös kuukausivalinta, jonka avulla raportin voi rajata myös kuukausikohtaiseksi. Toiminnon avulla on helpompi seurata tuotteen kuukausikohtaista myyntiä.
- Laskusivulla laskurivien alla näytetään näiden yhteissummat dynaamisesti, eli taulukkoa filtteröimällä summat päivittyvät automaattisesti
- Toistuvien laskujen listaukseen on tuotu tieto toistuvaan laskuun liittyneestä myynnistä, eli siitä luotujen laskujen yhteissumma. Toistuvia laskuja on mahdollista järjestää taulukossa myynnin mukaan.
Muutokset
- Parannettu tekstin kontrastia useammassa paikassa saamamme palautteen perusteella
- Muutettu verkkolaskut tukemaan uuden verkkolaskuformaatin mukaista automaattista schematron-tarkistusta, mutta sitä ei ole pakotettu vielä tässä vaiheessa
- Verkkolaskulle ALV lasketaan jatkossa rivikohtaisesti eikä laskukohtaisesti, joka oli aiemmin Verohallinnon ohjeen mukaista
- Verkkolaskuna lähetetyssä maksumuistutuksessa, huomautuskulut ovat aiemmin olleet mukana ainoastaan laskun kuvassa. Koska niille ei ole verkkolaskustandardissa määritettyä paikkaa, lisäämme ne jatkossa Valtiokonttorin ohjeistuksen mukaisesti omiksi riveikseen verkkolaskuille. Suosittelemme kuitenkin maksumuistutuksen lähetystä postitse, erityisesti jos jo alkuperäinen lasku on lähetetty verkkolaskuna. Maksumuistutus on hyvä lähettää eri kautta kuin alkuperäinen lasku, sillä jos alkuperäinen tapa ei toimi asiakkaalle, ei hän välttämättä saa myöskään maksumuistutusta sitä kautta.
- Verkkolaskuille laskun ylemmästä viestikentästä luotiin yksi max. 512 merkkiä pitkä InvoiceFreeText-tietue. Jatkossa siitä luodaan niin monta max. 512 merkin InvoiceFreeText-tietuetta, että koko viestikentän sisältö tulee mukaan verkkolaskulle.
- Verkkolaskua, jonka eräpäivä on menneisyydessä tai liian pian tulevaisuudessa (alle neljän päivän päässä), ei ole jatkossa enää mahdollista lähettää, koska osa verkkolaskuoperaattoreista (mm. kaikki pankit) eivät suostu ottamaan sellaista vastaan. Tällöin eräpäivä tulee muokata tulevaisuuteen, jotta verkkolaskun lähetys on mahdollista. Samaa rajoitusta ei ole sähköpostilla tai postitse lähetettävällä laskulla. Myöskään maksumuistutuksesta eräpäivää ei tarvitse itse muuttaa, sillä tällöin järjestelmä päivittää sen automaattisesti verkkolaskuaineistoon.
- Päättynyttä tai peruutettua toistuvaa laskua ei aiemmin pystynyt aktivoimaan, vaan siitä piti luoda uusi kopiointi-toiminnon avulla. Jatkossa ko. laskuille voi muokkaus-ikkunassa määrittää seuraavan laskun päivän, jolloin ne jatkuvat ko. päivästä normaalisti eteenpäin
- Jos kyseessä on peruutettu toistuva lasku, niin se jatkuu normaalisti joko toistaiseksi voimassa olevana tai kunnes toistot tulevat täyteen
- Jos kyseessä on päättynyt (toistot ovat tulleet täyteen) toistuva lasku, tulee toistojen määrää samalla kasvattaa tai muuten aktivointi ei onnistu
- Myös ostolaskuja voi jatkossa hakea pikahaulla – asiakirjan numerolla, viitenumerolla sekä asiakkaan nimellä
- Toistuvien laskujen sisältö lisätty omaksi sarakkeekseen CSV/Excel -vientiin
- Asiakkaiden csv-tuontiin on lisätty oma sarake verkkolaskuoperaattoria varten. Asiakkaiden tuonti estetään, jos aineisto sisältää viallisia operaattoritunnuksia, jolloin ilmoitetaan millä käyttäjällä on ollut viallinen operaattoritunnus.
- Asiakkaat-listasta voi jatkossa valita asiakkaat, jotka haluaa viedä, esim. Exceliin
Bugikorjaukset
- ™ ja muutamat muut erikoismerkit estivät tekstiviestin lähetyksen. Jatkossa ko. erikoismerkit poistetaan tekstiviestin sisällöstä ennen lähetystä.
- Ryhmälaskusta pystyi aloittamaan laskujen luonnin useamman kerran, jolloin päällekkäiset tallennukset aiheuttivat virheitä palvelun puolella. Käyttäjälle ongelma näkyi siten, että kun luontiajot valmistuivat lähetettiin niistä yhtä monta sähköpostia, kuin nappia oli painanut.
- Jos kopioi laskun uudeksi, asiakkaan organisaatiotunnusta ei kopioitu uudelle laskulle
- Kassakirja-raportin alkusaldo näytettiin joissain tilanteissa väärin. Kiitokset Anna-Marille ongelman raportoinnista!
- Muutamalla käyttäjällämme oli yksittäisiä asiakkaita, joilla oli päällekkäinen asiakasnumero. Tällaisia ei ole voinut luoda käyttöliittymän kautta, vaan ne on luotu CSV-tuonnin kautta. Päällekkäiset asiakasnumerot on korjattu tietokantaan ja tällaisten tallennus jatkossa on estetty.
- Yrityshaku ei palauttanut yrityksiä, joiden alkuosa koostui yhdestä tai kahdesta kirjaimesta. Kiitokset Rikulle ongelman raportoinnista!
Vaikka olemmekin testanneet uutta versiota kattavasti, päivityksen koosta (500 muokattua tiedostoa, 30000 muokattua riviä) johtuen, ohjelmaan on voinut jäädä bugeja, jotka löytyvät vasta aktiivisessa käytössä. Tämän takia toivommekin, että ilmoitatte meille osoitteeseen support@laskupiste.fi, jos jokin toiminto ei toimi tai sen käytössä on jotain ongelmaa. Myös tieto siitä, jos jokin ei toimi kuten ennen, auttaa meitä korjaamaan mahdolliset puutteet. Myös kehitysideoita otamme mielellämme vastaan, kuten aina 🙂
