Laskutusohjelman versio 12.3.0

Palveluun on tehty laajempi versiopäivitys uuden 12.3.0 version myötä. Uudessa versiossa isoimpana uutena kokonaisuutena on automaattiset maksumuistutukset. Näistä voidaan lähettää sekä ystävällisiä (maksuttomia) että maksullisia muistutuksia ja lopuksi lasku voidaan lähettää automaattisesti perintään.

Toisena isompana ominaisuutena on sponsorointimallimme mukaisesti kehitetty ostotilauksen toimituksen vastaanotto, jonka avulla voidaan päivittää tuotteiden varastosaldoja automaattisesti. Näistä sekä muista uusista ominaisuuksista, muutoksista ja bugikorjauksista löydät tietoa alta.

Automaattiset maksumuistutukset

• Automaattisten maksumuistutusten avulla saat kotiutettua saatavasi entistä nopeammin. Niiden avulla voit varmistua, että asiakkaasi on saanut tiedon laskusta ennen eräpäivää ja näin ollen laskut myös maksetaan aiempaa todennäköisemmin eräpäivään mennessä.
  • Suosittelemme, että itse lasku ja siitä lähetettävä ystävällinen muistutus lähetetään eri tavoilla (esim. lasku verkkolaskuna ja muistutus sähköpostina tai lasku sähköpostilla ja muistutus tekstiviestinä). Tällöin tieto laskusta menee asiakkaalle kahta eri reittiä ja voidaan olla erittäin varmoja, että asiakas on saanut tiedon laskusta ennen eräpäivää.
  • Pankkiyhteyden käyttö on suositeltua ystävällisten muistutusten kanssa ja pakollista maksullisten muistutusten kanssa, jolloin voidaan varmistua, ettei maksetuista laskuista lähetetä ylimääräisiä muistutuksia. Jos pankkiyhteys ei ole käytössä, niin tällöin tulee käydä aktiivisesti merkitsemässä maksetut laskut maksetuiksi tai ladata verkkopankista saatu maksuaineisto Laskupisteeseen.
    • Pankkiyhteys on mahdollista nykyään aktivoida jo Standard-tasolla (10 € / kk)
• Voit ottaa automaattiset maksumuistutukset käyttöön kohdasta Asetukset – Maksumuistutukset
• Jokainen muistutus on mahdollista laittaa erikseen päälle ja niille voi myös määrittää, millä tavalla muistutus halutaan lähettää
• Ystävälliset muistutukset (= muistutukset, jotka eivät sisällä muistutuskuluja)
  • Ystävällisillä muistutuksilla pyritään varmistamaan, että asiakas on tietoinen laskusta ja mahdollisesti saada se maksuun jo ennen eräpäivää. Näiden avulla pyritään myös nostamaan asiakastyytyväisyyttä, kun ensimmäinen/ensimmäiset muistutukset eivät ole heti asiakkaalle maksullisia.
  • Asiakkaalle pitää olla määritetty joko sähköpostiosoite tai puhelinnumero, jotta ystävällisiä muistutuksia voidaan lähettää
    • Jos asiakkaalle ei ole määritetty kumpaakaan, niin tällöin muistutusta ei voida lähettää. Tällöin laskun lokitietoihin lisätään tieto epäonnistuneesta lähetyksestä.
  • Lähetystapana joko tekstiviesti tai sähköposti, joista kummallekin voidaan määrittää muistutusviesti sekä sähköpostille otsikko
    • Jos tekstiviestinä lähetettävä muistutus on pidempi kuin 160 merkkiä, se lähetetään kahdessa osassa. Ko. muistutuksen maksimipituus on 320 merkkiä.
  • Ystävällinen muistutus ennen eräpäivää
    • Voidaan määrittää lähetettävän 1-14 päivää ennen eräpäivää
  • Ystävällinen muistutus eräpäivänä
    • Lähetetään aina eräpäivänä
  • Ystävällinen muistutus eräpäivän jälkeen
    • Voidaan määrittää lähetettävän 1-14 päivää eräpäivän jälkeen, kun lasku on tilassa Viivästynyt (eli eräpäivästä ei ole kulunut vielä asetuksissa määritettyä muistutusaikaa, jolloin sen tilaksi olisi muuttunut Myöhässä)
      • Muistutusajan voi määrittää asetuksissa erikseen sekä henkilö- että yritysasiakkaille
  • Ystävälliset muistutukset vaativat Standard-tason tilauksen
• Maksulliset muistutukset (= muistutukset, jotka sisältävät muistutuskuluja)
  • Jos asiakas ei ole maksanut laskua ystävällisistä muistutuksista huolimatta, maksullisilla muistutuksilla pyritään saamaan se maksuun. Automaattisissa muistutuksissa voi olla kerrottuna, että kyseessä on automaattinen muistutus ja että seuraava muistutus tullaan lähettämään automaattisesti, jos laskua ei maksa ja että sen jälkeen lasku tullaan lähettämään automaattisesti perintään. Tällöin asiakas ymmärtää, että lasku kannattaa hoitaa mahdollisimman pian.
    • Huom! Maksulliset muistutukset vaativat pankkiyhteyden käyttöönottoa, jotta voidaan varmistua, että maksullisia muistutuksia ei lähetetä jo maksetuista laskuista.
  • Ensimmäinen maksumuistutus, kun lasku on tilassa Myöhässä
    • Maksullinen muistutus lähetetään yritysasiakkaille minimissään kolmen päivän päästä eräpäivästä (jotta eräpäivänä maksettu lasku on kerennyt kirjautua pankkiyhteyden kautta maksetuksi) ja henkilöasiakkaille (lain mukaisesti) 14 päivän kuluttua eräpäivästä
    • Jos laskusta lähetetään ystävällinen muistutus eräpäivän jälkeen, maksullisen muistutuksen voi lähettää aikaisintaan neljän päivän kuluttua siitä, jotta asiakkaalle jää vielä aikaa maksaa lasku ennen maksullista muistutusta
  • Toinen maksumuistutus, kun edellisestä on kulunut tietyn aikaa
    • Henkilöasiakkailla minimissään 14 päivää ja yritysasiakkailla 10 päivää lain mukaisesti
  • Maksullisissa muistutuksissa käytetään asetuksissa määritettyjä huomautusmaksuja sekä laskulle määritettyä viivästyskorkoa
  • Ensimmäiselle ja toiselle muistutukselle voi määrittää sekä ensisijaisen että toissijaisen lähetystavan
    • Mahdolliset vaihtoehdot ovat ”Asiakkaan oletuslaskutustapa”, Sähköposti, Verkkolasku sekä Postitus
    • Maksumuistutus pyritään lähettämään ensisijaisella tavalla, mutta jos tämä ei onnistu, toissijaisella ja jos sekään ei onnistu, millä tahansa mahdollisella tavalla
      • Lähetystavan valinnassa tutkitaan voiko laskua lähettää halutulla tavalla ja jos vaikka muistutus haluttaisiin lähettää verkkolaskuna, ei sitä voida lähettää, jos asiakkaalta puuttuu verkkolaskuosoite tai osoite.
    • Suosittelemme, että ensimmäiselle ja toiselle muistutukselle määritetään eri lähetystavat, jotta voidaan varmistua että asiakas saa muistutuksen (esim. asiakkaan sähköpostien saaminen voi olla rajoittunutta tai hänen sähköpostinsa voi olla täynnä). Tällöin toinen maksumuistutus kannattaa monesti lähettää kirjeenä – erityisesti henkilöasiakkaille.
  • Maksullisille muistutuksille voidaan kummallekin määrittää minimisumma, jolloin muistutus lähetetään ainoastaan, jos maksamatta on tätä suurempi summa
  • Siirto perintään
    • Voidaan määrittää kuinka monen päivän päästä viimeisestä maksumuistutuksesta lasku siirretään automaattisesti perintään
    • Voidaan määrittää mikä laskun avoimen summan tulee olla vähintään, jotta se lähetetään perintään. Jos laskun pääoma on jo maksettu, ei sitä voida enää lähettää perintään.
    • Perinnän hoitaa Certum käyttöehtojensa mukaisesti, jolloin normaalissa tilanteessa, tästä ei aiheudu teille kuluja
      • Käyttöehdot tulee hyväksyä kertaalleen, jonka jälkeen automaattitoimintoa voi käyttää
  • Maksulliset muistutukset vaativat vähintään Pro-tason tilauksen
• Asiakkaan tietoihin on lisätty Automaattiset maksumuistutukset -valinta, jonka avulla voi rajata mitä automaattimuistutuksia asiakkaalle voidaan lähettää
• Automaattiset muistutukset maksavat käyttötason mukaan
  • Standard-tasolla 0,22 € / kpl
  • Pro-tasolla 0,2 € / kpl
  • Ultra-tasolla 0,18 € / kpl
  • Muistutusten lähetyskulut määräytyvät lähetystavan mukaan (kts. hinnasto)
  • Automaattisten muistutusten käyttöönotto vaatii kukkaron miinussaldon laskutuksen aktivoinnin, joka onnistuu samalla, kun automaattiset muistutukset ottaa käyttöön

Uudet ominaisuudet

• Ostotilauksen toimituksen vastaanotto
  • Toimituksen vastaanotto aloitetaan ostotilaukselta, jolloin ostotilaukselta näkee mitkä tavarat on toimitettu
    • Kun ostotilaus on tilassa Lähetetty, ostotilaussivun oikeassa yläkulmassa näkyy Vastaanota toimitus -nappi. Jos ostotilaus on jossain muussa tilassa vastaanoton voi aloittaa Lisätoiminnot-valikon kautta
  • Kun toiminto aloitetaan, täytetään automaattisesti sitä vastaavat toimittamattomat tilausrivit
    • Oletuksena vastaanotettu määrä vastaa toimittamatonta määrää, mutta tätä voi tarvittaessa muokata
  • Ostotilaus voi sisältää sekä tuotteita että nimikkeitä sisältäviä tilausrivejä, joista kumpiakin on mahdollista ottaa vastaan ko. toiminnon kautta
    • Nimikkeiden vastaanotto näkyy vain ostotilauksella, sillä koska kyseessä ei ole tuote, niillä ei ole varastosaldoja, joita voitaisiin päivittää
  • Jos yhdellä tai useammalla vastaanotetulla (varasto)tuotteella ei ole varastoseurantaa käytössä, kysyy palvelu, halutaanko varastosaldojen seuranta ottaa käyttöön vastaanotetuille tuotteille
    • Varastoseuranta otetaan käyttöön ainoastaan varastotuotteille. Jos tuotteelle ei haluta varastosaldoa, voidaan se muuttaa palvelutuotteeksi.
    • Jos varastoseurantaa ei ota käyttöön, niin tällöin päivitetään ainoastaan sellaisten tuotteiden varastosaldot, joilla varastoseuranta on käytössä
  • Tavaran vastaanoton jälkeen tuotteiden varastosaldot päivitetään automaattisesti niille tuotteille, joilla on varastoseuranta käytössä
    • Jos kaikki ostotilauksen sisältämät rivit on merkitty kokonaan vastaanotetuiksi, muutetaan ostotilauksen tilaksi Toimitettu
    • Jos vain osa ostotilauksesta on vastaanotettu, päivitetään sen tilaksi Osittain toimitettu
  • Tavaran vastaanoton yhteydessä voi laittaa ruksin kohtaan ”Merkitse tilaus toimitetuksi”, jolloin ostotilaus merkitään Toimitetuksi, vaikka kaikkia sen tilausrivejä ei olisikaan toimitettu
  • Ostotilauksen tilausriveillä näytetään toimitettu määrä sekä ikoni, joka kertoo onko tilausrivi toimittamatta, osittain toimitettu vaiko kokonaisuudessaan toimitettu
  • Ostotilaukset-listauksesta voi jatkossa hakea Toimittamattomat, Osittain toimitetut sekä Toimitetut tilaukset
• Pikahaku hakee jatkossa myös ostotilauksia
• Uusi asetus Ostolaskut – Lisää tavarantoimittajan tunnus ostolaskulle tuotteen nimen eteen. Ko. asetus koskee myös ostotilauksia.
• Muistutuksista ei ole lähetetty sähköposteja vaan ne on näytetty palvelun etusivulla sekä esim. asiakassivuilla. Jatkossa voi määrittää lähetetäänkö muistutus (sähköpostilla tai tekstiviestinä).
• Myyntireskontraan on lisätty uusi sarake – Muistutuspäivä, joka kertoo milloin erääntyneestä laskusta on viimeksi lähetetty maksumuistutus
• Myyntikuittien taustatulostus
  • Jos kuitteja tulostaa yli kymmenen kerralla, niitä ei ladata saman tien, vaan tuloste luodaan tausta-ajona, jonka päätteeksi lähetetään linkki sähköpostitse, josta tulosteen voi ladata
  • Samalla tulostettavien kuittien määrää on kasvatettu (Basic/Standard 25 -> 50 kpl, Pro/Ultra 50 -> 100 kpl)
• Ostokuittien ja -laskujen tulostus
  • Näitä voi tulostaa jatkossa Menot-osion Ostoreskontra-, Laskut- ja Kuitit -välilehdiltä (Taulukko – Valitse useita – Joukkotoiminnot – Tulosta)
  • Jos tulostaa yli kymmenen kerralla, niitä ei ladata saman tien, vaan tuloste luodaan tausta-ajona, jonka päätteeksi lähetetään linkki sähköpostitse, josta tulosteen voi ladata

Muutokset

• Tekstiviestien hintaa on korotettu (paitsi Basic-tasolla, jossa hinta pysynyt samana) sekä hinnoittelumallia muutettu. Yksi tekstiviesti voi olla maksimissaan 160 merkkiä pitkä ja jos lähetetään pidempiä tekstiviestejä, koostetaan useampi tekstiviesti puhelimen päässä yleensä yhdeksi. Jokainen näistä tekstiviesteistä maksaa erikseen. Katso hinnastosta uudet tekstiviestien hinnat.
• Käyttäjätietoihin on mahdollista lisätä matkapuhelinnumero, jota voidaan käyttää esim. (sisäisen) muistutuksen lähetykseen itselle (sähköpostin sijaan)
  • Ko. numeron tulee olla matkapuhelinnumero (jotta siihen on mahdollista lähettää tekstiviestejä)
  • Yritysten pääkäyttäjille on asetettu automaattisesti yritykselle määritetty puhelinnumero (jos se on ollut validi matkapuhelinnumero)
• Aiemmin hyväksyttyjen ostolaskujen haku palautti myös ne, joiden tilana oli ”Odottaa siirtoa pankkiin” tai ”Siirretty pankkiin”. Jatkossa se palauttaa vain ne, joiden tilana on ”Hyväksytty”. Kahdelle muulle tilalle on lisätty omat hakuehdot pudotusvalikkoon.
• Jos vastaanotettu verkkolaskuaineisto sisältää SpecificationFreeText -elementtejä, muodostetaan näistä rivinvaihdoilla eroteltu teksti, joka asetetaan laskun viestikenttään siellä jo mahdollisesti olevan tekstin lisäksi.
  • Yksittäisiltä laskuttajilta, kuten Nordea Rahoitus, tulee verkkolaskuja, joissa ei ole laskurivejä ollenkaan, vaan ainoastaan näitä SpecificationFreeText -elementtejä. Aiemmin ko. lasku jäi kovin tyhjäksi, mutta jatkossa viestikentästä löytyy tarvittavat tiedot. Ko. lasku on kuitenkin saapuessaan Tarkistettava-tilassa ja sitä pitää muokata lisäämällä sille laskurivi, joka täsmää laskun summatietojen kanssa.
• Kuukausittaiset raportit lähetettiin aiemmin ennen kuin pankkiyhteyden kautta oli saatu haettua viimeiset maksusuoritukset ja tämän takia ko. raportilta saattoi puuttua kuukauden viimeisen päivän suorituksia. Jatkossa ko. raportit lähetetään vasta, kun maksusuoritukset on haettu pankkiyhteyden kautta.
• Jos laskun eräpäivästä tai, jos laskusta on lähetetty maksumuistutuksia, viimeisen maksumuistutuksen lähetyksestä on kulunut yli kolme vuotta, laskua ei ole mahdollista lähettää enää perintään, koska saatava on vanhentunut
• Myyntilaskun luonnissa ostolaskusta, myyntilaskun riveille kopioitiin ostolaskun hinnat sekä tuotenumerot. Jatkossa, jos riville on valittu tuote, haetaan siltä myyntihinta sekä mahdollinen tuotenumero. Samalla ostolaskulla olleet mahdolliset alennukset poistetaan myyntilaskun riveiltä, paitsi jos asiakkaalle tai asiakasryhmälle on valittu alennusprosentti, jolloin käytetään sitä.
• Ostolaskun ja -tilauksen luonnissa tilausrivin tuotenumeroksi haettiin tuotteen tuotenumero. Jatkossa tuotenumeroksi haetaan ensisijaisesti tuotteen tavarantoimittajan tunnus ja jos sitä ei ole määritetty, niin tuotteen tuotenumero.
• Ostolaskusivulta ei ollut mahdollista tulostaa ostolaskua vaan niiden tulostus/lataus onnistui ainostaan laskulistauksesta, jossa niitä on mahdollista ladata useampia kerralla. Jatkossa ostolaskusivulta voi tulostaa yksittäisen ostolaskun Lisätoiminnot-valikosta.
• Ostokuitin nimi muutettu purchase-invoice.pdf -> purchase-receipt.pdf
• Ostotilaukselle pystyi vaihtamaan toimitusosoitteen, mutta tämä ei tallentunut yritykselle, jolloin jos toimitusosoite oli eri kuin yrityksen osoite, piti toimitusosoite päivittää käsin jokaiselle ostotilaukselle (jos sitä ei oltu luotu kopioimalla). Jatkossa toimitusosoitteen päivityksen yhteydessä voi erikseen tallentaa toimitusosoitteen yrityksen tietoihin, jolloin sitä ei tarvitse olla joka kerta muokkaamassa.
  • Ko. toiminto on käytössä ainoastaan yrityksen pääkäyttäjällä
• Pikahaun alussa tai lopussa olleet (yleensä tekstin kopioinnista johtuvat) ylimääräiset välilyönnit otettiin mukaan hakukriteeriin, jolloin haku ei palauttanut haluttuja tuloksia. Jatkossa alussa ja lopussa olevat välilyönnit poistetaan hausta automaattisesti.
  • Jatkossa viitenumerolla haettaessa välilyönnit (myöskään viitenumeron keskellä) eivät vaikuta hakutulokseen
• Maksumuistutusta luotaessa, jos lasku sisälsi maksumerkintöjä, ei viivästyskorkoa laskettu automaattisesti, vaan se piti laskea itse. Jatkossa viivästyskorko lasketaan automaattisesti myös tässä tapauksessa.
• Maksumuistutusta ei voi jatkossa tulostaa enää Tulosta-toiminnon kautta, vaan sen voi tulostaa ainoastaan Lähetä-toiminnon kautta, jolloin oletetaan että se toimitetaan itse asiakkaalle
  • Toiminto on poistettu, koska sen kautta oli mahdollista tulostaa maksumuistutus, joka ei jäänyt talteen järjestelmään. Sille ei ole myöskään tarvetta, koska Lähetä-toiminnon kautta lähetetyt/tulostetut maksumuistutukset ovat ladattavissa Lähetystiedot-välilehdeltä.
• Laskusivulla näytettiin tallennetut muistutuskulut, vaikka laskusta ei olisi lähetetty maksumuistutusta. Jatkossa muistutuskulut näytetään ainoastaan, jos maksumuistutus on lähetetty.
• Jos pankkiyhteyden kautta maksetun laskun maksutilillä ei ollut katetta, lähetettiin tästä sähköpostilla tieto 20 minuutin välein. Jatkossa ko. sähköposti lähetetään maksimissaan kerran päivässä.

Bugikorjauksia

• Jos sähköpostin otsikossa käytti {name} -tagia, siihen asetettiin aina yrityksen nimi, eikä laskulle/tarjoukselle määritetyn toiminimen nimeä
  • Jos samaa tagia käytti sähköpostin sisällössä, niin tällöin siihen asetettiin ensisijaisesti mahdollisen toiminimen nimi
• Jos maksetun, muistutuskuluja sisältävän, laskun vaihtoi takaisin avoimeksi, poistettiin siltä viimeisin maksumerkinnöistä (huomautusmaksu tai viivästyskorko). Jatkossa siltä poistetaan viimeisen maksumerkinnän yhteydessä luotu maksusuoritus sekä mahdollinen viivästyskorko sekä huomautusmaksu.
• Jos ostolaskun viestikenttien yhteispituus oli yli 512 merkkiä, otettiin tämän verran kuvauksesta maksimissaan mukaan. Jos katkaisukohdassa oli rikkinäinen rivinvaihtokoodi, aiheutti tämä ongelman ostolaskun latauksessa PDF-muodossa. Jatkossa viestikenttien yhteispituus saa olla maksimissaan 2048 merkkiä eikä lopussa mahdollisesti oleva rikkinäinen rivinvaihtokoodi aiheuta ongelmaa.
• Jos ostolaskusta loi käsin hyvityslaskun, eivät nämä kiinnittyneet toisiinsa, jolloin niiden välillä ei pystynyt liikkumaan helposti
• Jos laskulle oli lisätty pitkä alempi viestikenttä, niin kun siitä luotiin hyvityslasku, hyvityslaskun viestikentästä saattoi tulla liian pitkä, joka aiheutti virheen. Jatkossa hyvityslaskun viestikenttään otetaan alkuperäisen laskun viestikentästä vain sen verran, että viestistä ei tule liian pitkää.
• Yli 2048 merkkiä pitkä tilausvahvistuksen ylempi viestikenttä aiheutti yleisen virheilmoituksen. Ko. kentän maksimiarvo on muutettu samaksi kuin tarjouksen ylemmän viestikentän (100000 merkkiä) eikä se aiheuta enää yleistä virhettä.
• Irlantilaisen yrityksen ALV-numeron tarkistus ei toiminut, jonka takia sille pystyi määrittämään ainoastaan Y-tunnuksen
• Pikahaussa & -merkki aiheutti ongelman, jonka takia haettiin ainoastaan & -merkkiä ennen olleella tekstillä. Jatkossa haetaan koko annetulla tekstillä. Kiitokset Andersille ongelman raportoinnista!
• RF-alkuisen viitenumeron sisältäviä laskuja tai ostolaskuja ei pystynyt hakemaan pikahaulla viitenumeron perusteella
• Maksusuorituksia sisältävän laskun lähetys perintään ei onnistunut
• Jos vahvisti useita laskuja Myyntireskontran joukkotoiminnolla, ei näiden päivämääriä päivitetty, vaikka vahvistusikkunassa näin kerrottiinkin. Jatkossa jos laskun päiväys on menneisyydessä se muutetaan automaattisesti kuluvaksi päiväksi ja eräpäivää muutetaan yhtenevästi.