Laskutuksen ABC

Tervetuloa Laskutuksen ABC -sivustolle, joka tarjoaa kattavan oppaan laskutukseen liittyvistä aiheista yrittäjille ja pienyrityksille. Tämä sivusto on suunniteltu auttamaan sinua ymmärtämään laskutusprosessia ja sen merkitystä liiketoiminnassa. Laskutuksella huolehditaan, että yrittäjä saa työstään palkkion. Ostajan näkökulmasta laskussa kerrotaan, mistä kuuluu maksaa ja kuinka paljon. Laskut ovat samalla tärkeä osa yrityksen kirjanpitoa.

Tässä artikkelissa käymme läpi laskun teon perusteet ja laskun merkitystä osana yrityksen kassavirtaa. Jo ennen yrityksen perustamista on hyvä miettiä, mikä olisi kannattavin tapa hoitaa yrityksesi laskutus. Laskutuksesta on tärkeää tietää perusasiat – se auttaa yrittäjää ymmärtämään, miten laskuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti.

Miten laskut tehdään ja mitä tietoa laskussa tulee olla?

Yksinkertaistetusti lasku on asiakirja, joka sisältää tiedon yrityksen myydyistä palveluista tai tuotteista sekä sovitun hinnan. Laskussa käy ilmi myös kustannusten erittely ja maksutiedot sekä maksuehdot. Maksuehdoilla tarkoitetaan esimerkiksi laskun eräpäivää, maksutapaa tai maksuviivästyskuluja. Laskun tulee myös täyttää arvolisäverolain vaatimukset.

Myyntilaskutuksen aloittamiseen tarvitaan yleensä asiakasrekisteri, johon tallennetaan asiakkaiden tiedot, kuten nimi, osoite, y-tunnus ja maksuehdot. Laskupiste tarjoaa kattavan asiakas- ja tuoterekisterin sekä varastonhallinnan, jotka helpottavat laskujen luomista ja seurantaa asiakaskohtaisesti.

Myyntilaskutuksen tarkoituksena on varmistaa, että yritys saa maksun tuotteista tai palveluista, jotka se on myynyt. Lasku toimii myös kirjanpitodokumenttina, jonka avulla yritys voi seurata myyntiä ja tuloja. Yrityksen on tärkeää noudattaa kirjanpitolakia ja säilyttää laskut asianmukaisesti.

Käsin tehtävät laskut ovat riittäviä aloittavalle yrittäjälle, kun alussa ei välttämättä riitä rahat joka paikkaan. Mutta pitemmän päälle itse tehdyt laskut eivät ole hyvä ratkaisu, koska ne vievät paljon aikaa ja virheiden riski on paljon suurempi verrattuna laskutusohjelman käyttöön.

Laskujen lähettäminen on helpointa laskutusohjelmalla riippumatta laskun muodosta. Laskupisteen laskutusohjelmalla täytyy ainoastaan syöttää laskun ja asiakkaan perustiedot ja loput hoituu helposti palvelun laskupohjan avulla. Tämän jälkeen käyttäjä voi valita halutun laskun lähetystavan ohjelmasta. Laskupisteessä on käytössä kattava automaattireititys, ohjelma kerää laskutustiedot automaattisesti asiakaskortilta ja lähettää laskun vastaanottajalle halutussa muodossa ja tarjoaa helppokäyttöisen seurannan joka varmistaa, että asiakas on vastaanottanut laskun.

Jos laskutuspalvelu ei ole vielä ajankohtainen yrittäjälle, alta löytyy tarvittavat tiedot mitä omassa laskupohjassa tulee olla.

• Laskun tiedot: Antamispäivä ja juokseva tunniste (laskun numero). Eräpäivä ei ole pakollinen tieto, mutta suosittelemme sen käyttöä, jotta asiakas osaa maksaa laskun ajoissa. Jos eräpäivästä ei ole sovittu, lasku on maksettava kuukauden kuluessa sen lähetyksestä.
• Laskuttajan yhteystiedot: Nimi, osoite ja arvonlisäverotunniste (y-tunnus). Ulkomaan kaupassa myös mahdollinen alv-numero.
• Laskutustiedot: Tilinumero ja pankki. Viitenumero ei ole pakollinen kenttä laskulle, mutta viitenumero helpottaa laskujen maksujen seurantaa.
• Asiakkaan yhteystiedot: Nimi, osoite ja y-tunnus jos kyseessä on yritysasiakas.
• Tuotteiden tai palveluiden tiedot: Tuotteiden tai palvelujen nimet, määrät, yksikköhinnat (ilman veroa), verokannat ja mahdolliset alennukset.
• Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• Verotiedot: Verokannat ja veron määrä.
• Jos kyse on käännetystä verovelvollisuudesta, niin tällöin asiakkaan arvonlisäverotunniste (y-tunnus) on pakollinen.

Myyntilaskutus on tärkeä osa yrityksen talouden hallintaa. Se helpottaa maksujen seurantaa ja vähentää velkaantumisriskiä. Yrityksen kannattaa varmistaa, että sen myyntilaskutusprosessi on sujuva ja tehokas, jotta se voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.

Laskujen arkistointi

Yrittäjälle laskut ovat osa kirjanpitoa ja ne tulee arkistoida. Kirjanpitoaineiston vähimmäissäilytysaika on laissa määritelty ja se pätee myös laskuihin osana yrityksen tositteita. Muita tallessa pidettäviä laskutukseen liittyviä dokumentteja ovat tilausvahvistus, sopimukset, toimitus- ja vastaanottotodistukset, maksutodistukset ja muut vastaavat asiakirjat.

Laki määrää, että tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta.

Laskupisteen palvelu säilyttää yrityksesi laskut ja muut tositteet vaikka, teillä ei olisikaan enää aktiivista käyttösopimusta ja ne on aina saatavilla niin selaimella kuin mobiilissa.

Maksuaika

Laskun maksuaika viittaa aikaan, joka annetaan asiakkaalle laskun maksamiseksi. Tämä aika määritellään yleensä laskun eräpäiväksi ja se vaihtelee riippuen laskuttajasta ja sopimusehdoista.

Tavallisesti maksuun annettu aika on 14 päivää kuluttajapuolella ja yrityspuolella 7-14 päivää. Perustelluista syistä maksuaika voi olla myös lyhyempi, tai vastaavasti osapuolet voivat sopia maksuehdoksi enintään 60 päivää. Kuluttajille on lain mukaan laskut lähetettävä niin, että laskujen lähettämisen ja eräpäivän välille jää aikaa vähintään kaksi viikkoa. Yrityksien välillä lakiin ei ole asetettu mitään sääntöjä, vaan siellä toimitaan asiakkaan ja toimittajan välisten sopimusten mukaan.

Mikäli asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä, laskuttaja voi periä viivästyskorkoa. Viivästyskorko on lakisääteinen korko, joka lasketaan eräpäivän jälkeen maksamattomalle laskulle. Sen suuruus vaihtelee vuosittain, mutta on yleensä jonkin verran korkeampi kuin normaali korkotaso. Voit tarkistaa nykyisen korkolain mukaisen viivästyskoron täältä.

On tärkeää huomata, että laskun maksuaikaa koskeva lainsäädäntö voi vaihdella eri aloilla ja kuluttaja- ja yrityspuolella on oma lainsäädäntö. Onkin hyvä tutustua paikallisiin lakeihin ja säädöksiin, jotka liittyvät laskutukseen ja maksuaikoihin, jotta voitte varmistua, että lasku noudattaa kaikkia lakiasetuksia ja vältytte mahdollisilta seuraamuksilta.

Helpoin tapa on ottaa käyttöön luotettava laskutuspalvelu, jossa on sisäänrakennetut varmisteet, että laskut noudattavat Suomen lakia.

Maksumuistutukset ja perintä

Laskut on tärkeää säilyttää myös maksujen seuraamista varten. Valitettavasti moni yrittäjä joutuu jossain vaiheessa tilanteeseen, jossa asiakas ei maksa laskua ajoissa. Tällöin yleensä ensimmäinen askel on lähettää laskusta maksumuistutus ja joissakin tapauksissa laskut täytyy laittaa perintätoimiston hoidettavaksi.

Kuluja sisältävän huomautuslaskun saa lähettää kuluttajalle, kun alkuperäisen laskun eräpäivästä on kulunut kaksi viikkoa. Kuluttajille lähtevissä maksumuistutuksissa tämä kulu saa olla enintään 5 euroa ja kuluja sisältävien maksumuistutusten määrä voi olla kaksi kappaletta.

Yritykselle ensimmäisen muistutuksen (max. 12 euron muistutuskulu) voi lähettää vaikka heti eräpäivän jälkeen. Suosittelemme kuitenkin, että ensimmäinen muistutus lähetetään aikaisintaan parin päivän päästä eräpäivästä, jotta voidaan varmistua maksun kirjautuminen pankkitilille. Seuraavat (uusia perintäkuluja sisältävät) muistutukset saa lain mukaisesti lähettää aikaisintaan 10 päivän kuluttua edellisestä maksumuistutuksesta.

Yritysasiakkaiden kohdalla maksun viivästyessä on mahdollista vaatia 40 euron suuruinen vakiokorvaus. Kokonaisuudessaan muistutuskulut eivät voi kuitenkaan ylittää vakiokorvauksen määrää.

Jos asiakas ei maksa laskuaan muistutuksista huolimatta, niin tämän jälkeen saatava kannattaa siirtää perintään. Kuluttajille voi lähettää maksimissaan kaksi maksullista muistutusta ja myös yritysten maksumuistutusten määrä kannattaa yleensä rajata maksimissaan kahteen, sillä muutoin perintätoimet venyvät ja useamman muistutuslaskun lähettäminen ei välttämättä ole kovin tehokasta saatavien kotiuttamisen kannalta.

Laskumuodot

Lasku voi olla monissa eri muodoissa, sähköisenä tai paperisena. Vaikka laskutusmuodoissa ja laskun ulkoasussa on eroja, sisältö on monella tapaa sama. Yrittäjän kannattaa miettiä, mikä laskutusmuoto palvelee parhaiten yrityksen tarpeita ja asiakaskuntaa.

Verkkolasku: e-laskulla eli verkkolaskulla tarkoitetaan laskua, joka luodaan, annetaan ja vastaanotetaan sähköisenä. Verkkolasku on yrittäjälle usein nopea ja kustannustehokas ratkaisu, ja maksusuoritukset tulevat nopeasti yrityksen tilille. Verkkolaskut ovat hyvin yleisiä yritysten välisessä laskutuksessa ja uuden verkkolaskulain myötä yritys voi vaatia laskunsa verkkolaskuina.

Sähköpostilasku: Sähköpostilaskulla tarkoitetaan pdf-tiedostoa tai skannattua asiakirjaa, joka toimitetaan laskutettavalle asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä tai linkkinä siihen. Sähköpostilasku poikkeaa verkkolaskusta siinä, että sitä ei yleensä voida käsitellä sähköisesti, vaan se joudutaan tekemään manuaalisesti. Sähköpostilaskun maksua saadaan helpotettua laskun mukana lähetettävän virtuaaliviivakoodin avulla.

Paperilasku: Paperilaskulla tarkoitetaan postitse lähetettävää paperista laskua. Nykyään paperilaskuja suositaan harvemmin, mutta osa asiakkaista saattaa toivoa perinteistä paperista laskua. Myös maksumuistutukset lähetetään monesti postitse.